従業員マスタ「テーブル設計」

従業員マスタは2つのテーブルで構成しています。T01従業員Mが従業員の基本情報・権限・パスワードを保持するメインテーブルで、T02従業員所属部署が所属部署のマスタデータを管理します。フォームから入力されたデータはT01従業員Mに格納され、所属部署の詳細情報はT02従業員所属部署をDLookUpで参照する設計です。

T01従業員M

従業員マスタのメインテーブルです。氏名・住所・連絡先などの基本情報に加え、システムログインパスワード・権限・在庫登録権限など運用管理に必要な情報をすべてこのテーブルに集約しています。

T01従業員M　デザインビュー

T01従業員M　フィールド構成

設計のポイント

このテーブルを設計する際に意識したポイントを整理します。

IDと従業員コードの使い分け

IDはオートナンバー型で主キーとして設置しています。従業員コードはIDと連動した数値型で管理し、フォームやレポートでの表示には Format([ID],"000") で3桁のゼロ埋め表記に変換して使用します。

備考・旧住所を長いテキスト型にした理由

短いテキスト型は255文字が上限のため、個人情報など長文になる可能性がある備考フィールドは長いテキスト型で余裕を持たせています。旧住所は引っ越しのたびに住所履歴が追記されていく設計のため、同様に長いテキスト型にしています。

性別・権限を数値型にした理由

性別は1・2の2値、権限は1桁の数値で管理するため数値型を採用しています。フォーム側ではオプショングループで選択する設計です。

有休関連フィールドについて

年間有休日数・有休時間積・取得後有休合計・取得後有休残は勤怠管理と連動して常に更新される一時保管フィールドです。詳細は勤怠管理のページで解説します。

T02従業員所属部署

T01従業員Mの所属部署フィールドと連動するマスタテーブルです。所属部署コードをキーとして部署情報を管理します。部署マスタとしての役割に加え、製品マスタでの表示設定と工場識別の3つの役割を1テーブルに集約しています。

T02従業員所属部署　デザインビュー

T02従業員所属部署　フィールド構成

設計のポイント

このテーブルを設計する際に意識したポイントを整理します。

1テーブルに複数の用途を持たせた理由

正式部署名は長いため製品マスタ上では略称（製品マスタ分類）で表示しています。製品マスタのコンボボックスに表示される順番は製品マスタ並び順で制御しています。またこの会社は工場が2つあり同じ部署名が両工場に存在するため、工場フィールドでどちらの工場所属かを識別できるようにしています。部署情報・製品マスタ表示設定・工場識別の3つの役割を1テーブルに集約したことで、管理するテーブル数を抑えた設計です。

並び順フィールドについて

所属部署のコンボボックスや一覧表示で任意の順番に並べるために並び順フィールドを設けています。製品マスタ側でも独自の並び順が必要なため製品マスタ並び順を別フィールドとして持っています。

まとめ

従業員マスタはT01従業員Mに個人情報・権限・パスワードを集約し、T02従業員所属部署で部署マスタを別管理する2テーブル構成です。T02は部署マスタとしての役割に加え製品マスタの表示設定と工場識別も担うことで、テーブル数を最小限に抑えています。フォームからの入力・参照・更新はすべてこの2テーブルをベースに設計されています。