従業員マスタ 「従業員リスト」

データベースと聞くと、つい「検索窓に文字を打ち込んで1件ずつ呼び出す」という手間を想像しがちですが、実務で本当に欲しいのは全体をふわっと見渡せる「一覧の安心感」です。誰がどこにいるかをスクロールで直感的に探し、在籍者と退職者をワンタッチで切り替える。さらに画面の隅で従業員数・男女比・平均年齢がそっと教えてくれる。単票フォームにはない「一覧から始まる利便性」を大切にした設計のヒントをシンプルに整理しています。

従業員マスタリスト画面の構成

パスワード認証を経てメインメニューから起動します。在籍者と退職者の切り替え・従業員検索・詳細表示・新規登録・編集をこの画面から一括して操作できます。

フォームビュー

画面の概要

メインメニューからの起動

従業員マスタには氏名・住所・給与単価などの機密情報が含まれるため、ログイン権限による制御に加えてフォームを開く直前にパスワードを要求する設計にしています。パスワード認証の詳細な実装方法は以下の記事をご参照ください。

関連記事	従業員マスタを開くための２重のログインパスワードで閲覧管理 従業員マスタには氏名や住所、給与単価などの機密情報が含まれます。Accessで運用する場合、ログイン権限による制御はもちろんですが、実務では「管理者がログインしたまま離席した瞬間」の物理的なリスクも無視できません。

デザインビューで見る仕組み

デザインビュー

デザインビューの概要

Q01従業員リストサブの構成

サブフォームのレコードソースになるクエリです。T01従業員MとT02従業員所属部署の2テーブルをリレーションして構成します。表示フィールドの加工・絞り込み条件・勤続年数の計算もすべてこのクエリで処理します。

クエリデザインビュー

クエリの概要

フィールド構成

各コントロールの設定

選択オプショングループ

既存従業員・退職者を切り替えるオプショングループです。切り替えと同時に再クエリが実行され、サブフォームと従業員検索コンボボックスの表示が連動して切り替わります。

サブマクロ：再クエリ

選択オプショングループの更新後処理に設定するマクロです。よく使うアクションのためM99共通マクロに納めています。

サブマクロのテキスト表示

サブマクロ：再クエリ

  再クエリ
    コントロール名  （指定なし）

  マクロの中止
サブマクロの最後

マクロの設置場所

選択オプショングループの更新後処理にマクロを設置します。

従業員検索コンボボックス

既存従業員・退職者の選択からコンボボックスに表示される候補者が切り替わります。

コンボボックスのプロパティ

値集合ソース欄に埋め込みクエリを作成します

マクロの設置場所

従業員検索コンボボックスの更新後処理に99共通の再クエリマクロを設置します。

人数・男性・女性・平均年齢

フォームヘッダーに常時表示するカウント・集計コントロールです。サブフォームのレコードソース（Q01従業員リストサブ）を参照して計算します。選択オプショングループの切り替えと連動して自動更新されます。

コントロールソースの設定

カレント行の色変え

選択中の行の背景色が変わり、どの行を操作しているかが一目でわかります。条件付き書式と行色マクロの組み合わせで実現しています。

設定の仕組み

サブマクロ：行色

レコード移動時に実行するマクロです。よく使うアクションのためM99共通マクロに納めています。

マクロの設置場所

F01従業員リストフォームのレコード移動時にマクロを設置します。

サブフォームの構成（F01従業員リストサブ）

Q01従業員リストサブを元にフォームウィザードで作成します。情報量が多いためコントロールを2段組みにしたレイアウトに仕上げています。

主なプロパティ設定

詳細部のプロパティ設定

各コントロールの共通プロパティ

件数コントロールの設定

サブフォームに非表示で設置し、メインフォームの人数コントロールから参照します。

各ボタンのマクロ

詳細ボタン

リストで選択中の行の全情報を編集フォームにポップアップ表示します。ボタン名は「詳細」ではなく「明細」としています。

コラム：ボタン名に「詳細」は使えない Accessのフォームには「詳細」セクションが存在するため、コントロール名に「詳細」を付けると予約語と衝突してはじかれます。同じ機能を持つボタン名として「明細」を採用しました。フォームを作り始めたときにハマりやすい落とし穴のひとつです。

サブマクロ：詳細開く

詳細（明細）ボタンのクリック時に実行するマクロです。

サブマクロのテキスト表示

サブマクロ：詳細開く

  フォームを開く（F01従業員編集, フォームビュー, , , , 標準）

  値の代入
    アイテム  ＝ [Forms]![F01従業員編集]![選択]
    式      ＝ [Forms]![F01従業員リスト]![選択]

  値の代入
    アイテム  ＝ [Forms]![F01従業員編集]![検索]
    式      ＝ [Forms]![F01従業員リスト]![F01従業員リストサブ]![従業員コード]

  マクロの実行（M01従業員.編集表示）

  マクロの中止
サブマクロの最後

詳細ボタンの「クリック時」にこのサブマクロが紐づいています。編集フォームを開いた後、リストフォームの選択値と従業員コードを転記し、編集表示マクロ（M01従業員.編集表示）を呼び出して対象者の全情報を表示します。編集表示マクロは編集フォームで作成したものをそのまま流用しています。>>>編集表示マクロはこちら

マクロの設置場所

詳細（明細）ボタンのクリック時にマクロを設置します。

新規登録ボタン

新規登録フォームをポップアップで開きます。

サブマクロ：新規登録開く

新規登録ボタンのクリック時に実行するマクロです。

マクロの設置場所

新規登録ボタンのクリック時にマクロを設置します。

編集ボタン

編集フォームをポップアップで開きます。

サブマクロ：編集開く

編集ボタンのクリック時に実行するマクロです。

サブマクロのテキスト表示

サブマクロ：編集開く

  If  IsNull([Forms]![F01従業員リスト]![検索])  Then
    フォームを開く（F01従業員編集, フォームビュー, , , , 標準）
    マクロの中止

  Else
    フォームを開く（F01従業員編集, フォームビュー, , , , 標準）
    値の代入
      アイテム  ＝ [Forms]![F01従業員編集]![検索]
      式      ＝ [Forms]![F01従業員リスト]![検索]
    マクロの実行（M01従業員.編集表示）
    マクロの中止
  If文の最後

サブマクロの最後

編集表示マクロは編集フォームで作成したものをそのまま流用しています。>>>編集表示マクロはこちら

マクロの設置場所

編集ボタンのクリック時にマクロを設置します。

再検索ボタン

従業員検索コンボボックスをクリアして初期状態に戻します。よく使うアクションのため99共通マクロに納めています。

サブマクロ：コンボ再検索

再検索ボタンのクリック時に実行するマクロです。

マクロの設置場所

再検索ボタンのクリック時にマクロを設置します。

閉じるボタン

M99共通マクロの閉じるサブマクロを流用します。フォーム名を指定せずカレントフォームを閉じる設計のため、どのフォームからでも使い回せます。

マクロの設置場所

項目	内容
フォーム	F01従業員リスト
コントロール	閉じるボタン
イベント	クリック時
呼び出し元	M99共通 ＞ サブマクロ：閉じる

関連記事

M99共通マクロの解説

フォームごとに同じ処理のマクロを個別に作ると、マクロの数が際限なく増えて管理が大変になります。M99共通マクロはどのフォームでも使い回せる処理をサブマクロとして一箇所に集約したものです。コントロール名を統一しておくことでフォームを問わず同じ[…]

まとめ

従業員リストは在籍者・退職者の切り替え・検索・詳細表示・新規登録・編集をひとつの画面に集約した設計です。人数・男女比・平均年齢をヘッダーに常時表示することで、一覧を見るだけで組織の状況をおおまかに把握できます。カレント行の色変えや2段組みのレイアウトなど、スクロールしながら使うことを前提にした細かな工夫が積み重なっています。各マクロはM99共通・M01従業員に整理しているため、他のフォームからの流用も容易な構造になっています。