従業員マスタ「編集」

従業員マスタの編集フォームは、新規登録フォームをベースに構成されています。従業員リストの編集ボタンから対象者を特定し、非連結フォームに情報を転記してスタートします。住所変更時の旧住所履歴保存・勤続年数の自動計算など運用を想定した機能も実装しており、更新処理は更新クエリをマクロで実行する設計です。

従業員マスタ「編集」画面の構成

編集フォームは2つのルートで開きます。リストの詳細ボタンから開いた場合は該当者の情報が転記された状態でスタートします。リストの編集ボタンから開いた場合は空の状態でスタートし、選択オプショングループと従業員検索コンボボックスで対象者を呼び出します。

フォームビュー

画面の概要

デザインビューで見る仕組み

デザインビュー

デザインビューの概要

各コントロールの設定

氏名・フリガナ

新規登録では名字・名前を別コントロールで入力していましたが、編集フォームでは結合して1コントロールに変更しています。更新後処理でStrConvによる半角統一を行う点は共通です。

サブマクロ：氏名

氏名フィールドの更新後処理に設定するマクロです。

氏名フィールドの「更新後処理」にこのサブマクロが紐づいています。

StrConv([氏名],8) で全角カタカナ・記号を半角に統一します。

マクロの設置場所

氏名フィールドの更新後処理にマクロを設置します。

サブマクロ：フリガナ

フリガナフィールドの更新後処理に設定するマクロです。

フリガナフィールドの「更新後処理」にこのサブマクロが紐づいています。

StrConv([フリガナ],8) で全角カタカナを半角に統一します。

マクロの設置場所

フリガナフィールドの更新後処理にマクロを設置します。

「選択」オプショングループ・検索コンボボックス

既存従業員と退職者をオプショングループで切り替え、検索コンボボックスで対象者を絞り込みます。選択後に編集表示マクロがフォーム全体に情報を転記します。

① 「選択」オプショングループの設定

オプショングループで既存従業員（1）・退職者（2）を切り替えます。切り替えと同時に編集選択マクロが実行され、コンボボックスのリストが再構築されます。

サブマクロ：編集選択

選択オプショングループの更新後処理に設定するマクロです。

選択オプショングループの「更新後処理」にこのサブマクロが紐づいています。編集キャンセルマクロを呼び出してフォームをリセットし、再クエリでコンボボックスのリストを更新します。

マクロの設置場所

選択オプショングループの更新後処理にマクロを設置します。

② 検索コンボボックスの設定

コンボボックスの値集合ソースにクエリを設定します。選択オプショングループの値と連動して表示候補が切り替わります。

クエリビルダーの設定

コンボボックスの値集合ソースにクエリビルダーで以下のフィールドを設定します。

退職日が空欄なら1（既存従業員）、入力済なら2（退職者）を返します。フォームの選択オプショングループの値と一致するレコードのみ表示される仕組みです。

コンボボックスのプロパティ設定

③ 編集表示マクロ

検索コンボボックスで対象者を選択後、フォーム全体に情報を転記するマクロです。

サブマクロ

サブマクロのテキスト表示

サブマクロ：編集表示

  値の代入
    アイテム  ＝ [Forms]![F01従業員編集]![従業員コード]
    式      ＝ [Forms]![F01従業員編集]![検索]

  値の代入
    アイテム  ＝ [Forms]![F01従業員編集]![氏名]
    式      ＝ DLookUp("氏名","T01従業員M","[従業員コード]=[Forms]![F01従業員編集]![従業員コード]")

  値の代入
    アイテム  ＝ [Forms]![F01従業員編集]![フリガナ]
    式      ＝ DLookUp("フリガナ","T01従業員M","[従業員コード]=[Forms]![F01従業員編集]![従業員コード]")

  ※以降、全フィールド分繰り返し

  マクロの中止
サブマクロの最後

検索コンボボックスの「更新後処理」にこのサブマクロが紐づいています。1行目で従業員コードをフォームに転記し、2行目以降はDLookUp関数でT01従業員Mテーブルから各フィールドの値を参照して転記します。

転記フィールド一覧

全フィールドの参照条件は [従業員コード]=[Forms]![F01従業員編集]![従業員コード] で統一しています。

マクロの設置場所

検索コンボボックスの更新後処理にマクロを設置します。

旧住所として保存

引っ越しなどで住所変更があった際に、現在の住所を日付付きで旧住所フィールドに追記します。2回3回と履歴が蓄積される設計です。

サブマクロ：旧住所

旧住所として保存ボタンのクリック時に実行するマクロです。

サブマクロのテキスト表示

サブマクロ：旧住所

  値の代入
    アイテム  ＝ [旧住所]
    式      ＝ [旧住所] & [郵便番号] & " " & [都道府県] & [住所1] & [住所2] & " " & Date() & " "

  マクロの中止
サブマクロの最後

旧住所ボタンの「クリック時」にこのサブマクロが紐づいています。既存の旧住所データを残したまま、現在の住所と日付を末尾に追記します。末尾の半角スペースは次回追記時の見栄えを整えるためのものです。

マクロの解説

マクロの設置場所

旧住所として保存ボタンのクリック時にマクロを設置します。

勤続年数の自動計算

入社日から勤続年数を自動計算します。退職者の場合は退職日を基準に計算します。勤続月（非表示）と勤続年数の2コントロールで構成しています。

勤続月コントロール（非表示）

勤続年数を計算するための中間値を保持するコントロールです。フォーム上には表示されません。

勤続年数コントロール

勤続月の値をもとに「○年○カ月」形式で表示します。

更新クエリの構成（Q01従業員編集更新）

フォームの各コントロールの値でT01従業員Mテーブルを更新する更新クエリです。従業員コードを抽出条件にして対象レコードを特定します。

クエリデザインビュー

クエリの概要

フィールド構成

[Forms]![F01従業員編集]![フィールド名] の形式でフォーム上の値を参照し、従業員コードが一致するレコードを更新します。追加クエリと異なり既存レコードを上書きするため、抽出条件による対象の特定が重要です。

訂正更新・キャンセルボタンのマクロ

訂正更新ボタン

確認メッセージ・更新クエリ実行・完了メッセージ・フォームリセットを順番に処理します。冒頭にIsNull([従業員コード])チェックを設けており、対象者が表示されていない状態での誤実行を防いでいます。

サブマクロ：編集訂正更新

訂正更新ボタンのクリック時に実行するマクロです。

サブマクロのテキスト表示

サブマクロ：編集訂正更新

  警告音

  If  IsNull([従業員コード])  Then
    メッセージボックス（訂正する従業員が表示されていません, はい, 警告, エラー）
    コントロールの移動（検索）
    マクロの中止
  If文の最後

  If  MsgBox("訂正・編集したデータを更新してもよろしいですか？",4+32,"確認")=6  Then
    メッセージの設定（いいえ）
    クエリを開く（Q01従業員編集更新, データシート, 編集）
    メッセージボックス（訂正・編集したデータを更新しました。, はい, なし, 完了）
    ウィンドウを閉じる（, , 確認）
    再クエリ（）
    マクロの中止

  Else
    メッセージボックス（中止しました, はい, なし, 中止）
    マクロの中止
  If文の最後

サブマクロの最後

訂正更新ボタンの「クリック時」にこのサブマクロが紐づいています。

マクロの解説

マクロの設置場所

訂正更新ボタンのクリック時にマクロを設置します。

キャンセルボタン

全コントロールをNullに戻して初期状態にリセットします。訂正更新完了後にも呼び出されます。新規登録のキャンセルマクロをベースに、編集フォーム固有のフィールドを追加・削除した構成です。

サブマクロ：編集キャンセル

キャンセルボタンのクリック時に実行するマクロです。

サブマクロのテキスト表示

サブマクロ：編集キャンセル

  値の代入（[氏名], Null）
  値の代入（[フリガナ], Null）
  値の代入（[略称], Null）
  値の代入（[郵便番号], Null）
  値の代入（[都道府県], Null）
  値の代入（[住所1], Null）
  値の代入（[住所2], Null）
  値の代入（[自宅TEL], Null）
  値の代入（[携帯TEL], Null）
  値の代入（[生年月日], Null）
  値の代入（[メールアドレス], Null）
  値の代入（[性別], Null）
  値の代入（[所属部署], Null）
  値の代入（[役職], Null）
  値の代入（[緊急連絡先], Null）
  値の代入（[緊急時連絡TEL], Null）
  値の代入（[保険証番号], Null）
  値の代入（[血液型], Null）
  値の代入（[入社日], Null）
  値の代入（[退職日], Null）
  値の代入（[備考], Null）
  値の代入（[ログインパスワード], Null）
  値の代入（[権限], 1）
  値の代入（[検索], Null）
  値の代入（[従業員コード], Null）
  値の代入（[旧住所], Null）
  値の代入（[雇用区分], Null）
  値の代入（[年間有休日数], Null）
  値の代入（[在庫登録権限], False）
  値の代入（[休暇区分], Null）

サブマクロの最後

キャンセルボタンの「クリック時」にこのサブマクロが紐づいています。

新規登録との差分

マクロの設置場所

キャンセルボタンのクリック時にマクロを設置します。

まとめ

編集フォームは新規登録フォームをベースに、既存データの呼び出し・更新に特化した構成に仕上げています。選択オプショングループと検索コンボボックスの連動で在籍者・退職者を素早く絞り込み、DLookUp関数で全フィールドをフォームに転記します。旧住所の履歴保存・勤続年数の自動計算など、登録後の運用を見据えた機能も組み込んでいます。更新処理は更新クエリをマクロで実行し、完了後はキャンセルマクロで自動リセットされるため、続けて次の編集作業にスムーズに移れる設計です。